¡Ojo! Evidencias en WhatsApp podrían no ser válidas al reclamar inconsistencias de proveedores

Ante un ente regulador, WhatsApp no es válido, asegura un reconocido empresario colombiano que cometió el error de dejar constancias de entrega y evidencias de consignaciones en WhatsApp.

Frente a una inconsistencia sobre los dineros recaudados por una transportadora, esta, se va a ajustar a la norma y excusarse en el hecho de que WhatsApp no sirve de evidencia de transacciones ni obligaciones por parte de los miembros de su flota. 

¿Qué hacer entonces si por ejemplo faltan 12 millones de recaudo que se hicieron en pago contra entrega? ¿Dónde deberían quedar las evidencias de consignación y entrega?

Twnel ha desarrollado una solución que le permite a las empresas a las que les preocupa tener evidencias de consignaciones y entregas en canales informales como WhatsApp, tener visibilidad y trazabilidad de cada entrega y evidencia de consignación en un canal corporativo.

Twnel Messenger fué especialmente diseñado para que aliados móviles como conductores, repartidores, técnicos y domiciliarios realicen procesos como registros de entrega y registros de evidencias de consignación de forma ágil. 

¿Cómo automatizar el proceso de registro de consignaciones? 

Primero es necesario evaluar los pasos que debe seguir el transportador, domiciliario o aliado en general. Por ejemplo, si hoy en día se lleva ese registro en un grupo de WhatsApp es necesario preguntarse por los pasos siguientes a que el usuario envía la notificación de que ha recibido dinero, lo ha consignado o ha tenido una novedad. 

Seguramente existen personas del otro lado de los grupos de WhatsApp que deben realizar tareas administrativas aburridas para recolectar cada evidencia y además registrar cada novedad en algún sistema de información. 

De ser así, el primer paso para automatizar el proceso de registro de consignaciones es eliminar las tareas manuales asignadas a estas mesas de ayuda o agentes de soporte a la operación. Hoy en día existe una tecnología conocida como Automatización Conversacional.

La automatización conversacional permite que los aliados registren evidencias de entrega al textear e interactuar con un bot el cual, sin asistencia humana, puede recopilar los datos, documentos, imágenes e incluso firmas necesarias y almacenarlas en el sistema de información que disponga la empresa para tener acceso a información sobre las entregas en tiempo real. 

Algunas empresas optan por realizar estos procesos de recolección de evidencias desde whatsApp y otras empresas implementan formularios de google para recopilar información y almacenarla en una hoja de cálculo centralizada. 

Sin embargo, como vimos anteriormente, WhatsApp no es una buena opción si a las empresas les preocupa la validez de sus evidencias. Por otro lado, la implementación de un formulario de google tampoco resulta ser la mejor opción pues el llenado de los campos no es intuitivo, usar formularios en el celular no es tan cómodo como usarlos en computador y el formato es rígido y no permite recolectar evidencias como fotos, videos, documentos, firmas entre otras o tener flujos dinámicos de acuerdo a los datos que se van diligenciando. 

Pasos para automatizar el proceso de registro de evidencias de entrega y registros de consignación con Twnel: 

1. Diagramar la interacción del registro en el Visual Bot Builder sin necesidad de usar código. 

2. Conectar la información que va a ser recolectada por el bot con Google Sheets, Airtable (integraciones nativas en Twnel) o el sistema de información preferido por la empresa por medio de APIs. 

3. Asignar la audiencia a la cual se quiere desplegar el bot por medio de etiquetas. Esto te permitirá desplegar diferentes bots para diferentes audiencias. Por ejemplo un bot de evidencias de entrega para transportadores propios, otro para transportadores tercerizados, otro para domiciliarios, entre otros. 

4. Comienza a usar tu bot pues el tiempo total desde la creación del bot a la implementación es de sólo 1 hora! 

En conclusión, existen opciones para que tu empresa pueda manejar las operaciones de entrega de mercancías y recepción de efectivo sin tener que usar canales informales, inseguros y carentes de validez ante entes reguladores como lo es WhatsApp.