¡La Digitalización de la Hoja de Vida de Vehículos de Transporte de Carga es Posible!

by | Jun 29, 2021 | Industria, Logística y Transporte | 0 comments

El proceso de revisión de documentos de hoja de vida de conductores y vehículos que es necesario en Empresas Transportadoras de Carga cuando se contrata un tercero para coordinar un transporte o entrega, toma cerca de hora y media. Las empresas de transporte normalmente llevan a cabo 10 revisiones al día lo que desgasta al personal de control de tráfico y lo distrae de tareas más valiosas para la empresa. 

Pero  ¿Si se pudiera automatizar el proceso de cargue de documentos de hoja de vida para acabar con el papeleo y horas interminables llenando el mismo formato una y otra vez? 

Te mostraré cómo hacer que sea el transportista quien deba radicar los documentos requeridos por tu empresa en menos de 10 minutos usando su celular. 

 

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1-  Identifica la información que debes solicitarle al conductor. 

Un formato normal de hoja de vida exige información como el nombre del conductor, número de identificación, información de contacto tanto de él, como sus referencias y adicionalmente información del vehículo y su propietario, la cual debe estar actualizada e incluir datos sobre el estado técnico-mecánico del vehículo.

2- Evalúa que tus conductores aliados tengan acceso a un teléfono inteligente

En el mundo hay más celulares que personas, por lo que no debería ser un problema. No se requiere de uno caro o  último modelo. Solo hace falta un teléfono inteligente con la capacidad de conectarse a una red de datos o Wi-fi y con cámara. 

3- Crea un plan para almacenar los datos que se recolectarán

Hoy toda la información puede estar apilada en el escritorio de algún trabajador administrativo, pero al digitalizar esa información necesitarás un espacio virtual para mantenerlo. 

Este problema se resuelve al usar hojas de cálculo o base de datos en la nube. Por ejemplo google sheets, que permite almacenar información y actualizarla en tiempo real para que esté disponible sin importar que ocurra. 

4- Diseña la lógica que debería seguir un conductor al tratar de digitalizar los documentos

En este punto debes considerar que al digitalizar y automatizar el proceso, no es necesario replicar todo lo que se pregunta en un formulario. El hacerlo no le ahorrará tiempo al usuario y este verá el cambio como un esfuerzo por hacer su trabajo más difícil de lo que ya es. 

Al automatizar un proceso, como el llenado de la información que se requiere, se pueden omitir ciertos datos, dado que es posible conocer con anticipación información como el nombre, número de celular y compañía para la que se trabaja. Adicionalmente, pensando en ahorrarle tiempo a los conductores se puede verificar información que se tenga o que se haya recolectado anteriormente. Por ejemplo, número de cuenta bancaria del conductor, ARL, EPS,  tipo de vehículo que maneja, placa e incluso la información sobre el propietario del vehículo. 

En ese caso, toda la información que debería llenar un conductor, que pretende radicar su hoja de vida, es aquella propensa a cambios como el estado de salud del conductor, la fecha del último mantenimiento, las actividades que se realizaron en el último mantenimiento, la empresa proveedora del satelital, el usuario y la contraseña. 

Para finalizar, sabemos que es importante tener información sobre las referencias laborales y si se presentan novedades por reportar. Por esto, el flujo debería terminar con el llenado de la información de las dos referencias que se requieren y un espacio para añadir anotaciones. 

Todo el flujo con el que el usuario debería interactuar, tendría 10 pasos que en total tomaría 10 minutos comparado con las 2 horas que toma el llenado y radicado en la empresa de transporte. 

6- Dale vida al Bot que recolectará la información del celular del conductor y la almacenará en la base de datos que dispongas con el Bot Builder de Twnel. 

Usando el visual Bot Builder puedes construir cada uno de los 10 pasos del Bot insertando nodos (bloques) en la pantalla que representan cada paso. 

 

Asignale una audiencia la cual tendrá acceso a tu Bot, en este caso le mostraremos este bot en Twnel Messenger a los usuarios con la etiqueta de transportistas. 

Finalmente, haz una prueba con el teléfono de un transportista que haya sido registrado dentro de la plataforma y se le haya asignado la etiqueta correspondiente. Al ingresar a Twnel Messenger dentro de la instancia de la empresa de transporte, verás como un botón con el nombre de Radicar Hoja de Vida (o el nombre que le hayas asignado) aparece en la pantalla. Al pulsar el mismo, el SuperBot que tú mismo construiste estará listo para mejorar la experiencia de tus conductores y personal administrativo.

Automatiza este y muchos otros procesos propios de la industria de transporte usando Twnel. 

Solicita tu demo ahora mismo.

 

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