Gracias a los teléfonos inteligentes y soluciones como Twnel, es posible digitalizar los libros de minutas, información de la operación y otros documentos generados por las empresas de vigilancia privada. 

Adicionalmente, otros procesos se pueden mejorar, al igual que aumentar la calidad del servicio.

Como se realiza la operación actualmente

Las empresas de seguridad privada, a mi modo de ver, son las que más atrasadas están en cuanto a transformación digital. En un país como México ó Colombia, las empresas de esta industria continúan usando minutas físicas en papel (libro de minutas) para tomar nota de las novedades y los cambios de turno de los guardas de seguridad.

Luego de completar libros enteros de anotaciones, las empresas deben invertir en espacio de bodega para guardar cientos de libros en caso de necesitar presentarlos como evidencia dentro de una investigación penal que envuelva una novedad contenida en el libro.

El libro de minutas es escrito a mano por los diferentes vigilantes durante su turno.

Aparte de que no siempre la letra de los vigilantes es completamente legible, en la columna de anotaciones se incluyen varias cosas para un mismo asunto.

Por ejemplo, supongamos que el asunto es: Recibo de Puesto.

En la columna de anotaciones se debe ingresar:

  • La ubicación del puesto. Por ejemplo, Puerta peatonal No. 5 del Centro Comercial Plaza Centro.
  • El nombre y cédula del vigilante al que se le entrega el puesto. Por Ejemplo, al señor vigilante Pedro Nel Jiménez CC. 1234567.
  • Los elementos que se le entregan. Como: Radio Motorola ER 1232 serie 0987, en buen estado y funcionando.
  • Las consignas específicas. Por ejemplo, Estar pendiente del camión placa ABC123 de Bogotá a las 21:00 H. 
  • Las novedades que el vigilante entrante debe tener en cuenta. Por ejemplo, verificar anotación No. 12, rayón en vehículo de placas XXX99 Marca Mazda Modelo 6.
  • Firma de los 2 vigilantes.

Ahora bien, una empresa de vigilancia tiene que guardar todos los libros de minutas ya completados en un espacio físico donde se puedan mantener en buen estado. Esto debido a que si se requieren para una investigación, es allí donde se encontrarán los detalles pertinentes.

En caso de investigación, no es difícil imaginar lo tedioso, demorado y poco eficiente que es buscar la información requerida. Esa información se debe buscar manualmente.

Un ejemplo de consulta en una investigación criminal se describe en este artículo del Diario el Heraldo

La alternativa digital

En conversaciones con varias empresas de vigilancia y seguridad privada hemos encontrado que a los vigilantes les entregan un teléfono celular al inicio de su turno, que a su vez lo entregan al siguiente vigilante al entregar su puesto.

Por lo tanto, un SuperBot de Twnel, accesible desde ese celular es el mecanismo ideal para transformar el proceso de manejo de minutas de papel a medio digital. 

Ejemplo: Entrega de Puesto

El siguiente video muestra cómo se registra la entrega del puesto usando Twnel

Superbot Registrar Novedad en Minuta – Entrega de Puesto

A parte de pasar de papel a medio digital, esta aproximación tiene ventajas adicionales:

  • Aunque en la réplica digital la columna de anotaciones tendría la misma información que el libro de minutas (en papel), los diferentes ítems (ubicación del puesto, nombre del vigilante que recibe, los elementos, y las consignas) pueden ser categorizados. Esto permite hacer búsquedas rápidamente cuando sea necesario.
  • No es posible borrar y editar la información
  • Cada entrada incluye un “timestamp” (entrada de tiempo). Por lo tanto el vigilante no puede escribir lo que pasó hace unas horas. Tiene que hacer las entradas al libro de minutas cuando pasan los hechos.
  • Es posible adjuntar imágenes, video y audio si es necesario, Por ejemplo, si dentro las novedades un carro en el parqueadero es golpeado por otro, se pueden incluir fotos de los daños causados, y de las placas de los vehículos. 
  • Aparte de poder hacer búsquedas más fácilmente, los registros digitales son completamente legibles comparados con las anotaciones a mano de distintos vigilantes. En el caso mencionado en el Heraldo, se puede ver lo difícil que es leer las anotaciones manuales.

    Minuta del edificio Equus 66, en el caso de Fernando Merchán. Fuente: El Heraldo
  • Almacenamiento más seguro. En lugar de tener que almacenar una gran cantidad de libros de minutas físicamente,  toda la información contenida podría ser guardada en “la nube” de manera segura.

Otros SuperBots

Aparte de registrar el cambio de vigilante, mediante el SuperBot de Entrega de Turno, con Twnel se puede automatizar::

  • Rondas de vigilancia de un vigilante
  • Entradas de Anotaciones y de Novedades
  • Registro de Visitas de Supervisor

Rondas de vigilancia de un vigilante

En muchos casos, el vigilante asignado a un puesto debe hacer rondas periódicas en su área de control. Usando un SuperBot debe registrar la llegada a cada punto de control, ingresar su ubicación y las novedades correspondientes.

Esto tiene varias ventajas con respecto al manejo tradicional con el libro de minutas, incluyendo:

  • Al ingresar la ubicación se compara con la ubicación registrada al crear la “ruta” de la ronda. Ambas se pueden crear con Twnel, lo que permite tener buena precisión.
  • También al ingresar la ubicación,el SuperBot puede asignar un “timestamp” (registro de la fecha y hora de la acción).
    En el sistema manual, un vigilante puede hacer la ronda a una hora diferente a la pre-establecida o no hacer la ronda, pero anotar que la hizo y que no hubo novedad.

Si estás interesado(a) en ver cómo sería este SuperBot, comenta en este artículo indicando que quieres que publiquemos un video mostrando como se vería operativamente.

Entradas de Anotaciones y de Novedades

Hay dos grandes tipos de entradas en el libro de minutas: Las anotaciones y las novedades.

Las anotaciones incluyen:

  • Elementos. Estos son objetos. Por ejemplo los que se le asignaron al vigilante para realizar su labor, como teléfono celular y/o radio teléfono, arma, linterna, etc.
  • Consignas. Esta son las normas que recibió el vigilante para poder prestar el servicio. Estas consignas pueden ser generales o particulares. Las particulares, aquellas que son relativas solo a unos ciertos casos, son las que se deben incluir como anotación.
    Por ejemplo: Estar pendiente de la llegada del camión con placa XYZ123 a las 22:00.
  • Novedades

Las novedades incluyen:

  • Entrega de puesto
  • Entrada y salida de personal
  • Entrada y salida de vehículos
  • Llegada de correspondencia
  • Ingreso y egreso de elementos
  • Daño a vehículos
  • Hurto

Ronda del Supervisor

Los supervisores hacen rondas de visita a los lugares de vigilancia para verificar que los vigilantes estén en su lugar de trabajo, alerta y con buena presentación.

Por ello, es necesario registrar adecuadamente las visitas dentro de las rondas de supervisión.

En este caso un Superbot al que solo tendrían acceso los supervisores puede ayudar.

Al igual del SuperBot para vigilantes, este podría registrar la ubicación y “timestamp” de cada visita. Además puede “guiar” al supervisor con la lista de chequeo de lo que tiene que verificar, con un flujo conversacional que hace preguntas y ofrece posibles respuestas. Por ejemplo,

  • Todo en orden
  • Vigilante no se encuentra en puesto

Conclusión

Desde hace algunos años varias industrias vieron en la transformación digital una forma de volverse más competitivas ya sea disminuyendo sus costos de operación o facilitando procesos que les tomaban mucho tiempo. 

Hoy la industria de la seguridad privada tiene la oportunidad de sumarse al tren de la transformación digital al implementar Twne para hacer más eficientes sus operaciones. Por un lado no solo facilita la labor de vigilantes y supervisores, sino que tiene el potencial de acelerar el proceso de recolección de material probatorio en casos en los que se necesite.

El mundo ya fue testigo de cómo la tecnología formó parte esencial en la defensa nacional en muchos países. Es hora de que la seguridad privada se sume y vea los beneficios que esta trae.

Mira cómo los superbots de Twnel pueden mejorar los procesos de tu empresa.

Pide tu demo ahora.

Autor: Natalia Pedroza

Abogada con Opción en Gestión –  Universidad de los Andes (Colombia).
Máster en Negocios Internacionales y Máster en Mercadeo – Hult International
Business School (Boston).
Desarrollo de contenido y estrategias de crecimiento en Twnel.

29 Shares
Copy link
Powered by Social Snap