Cómo solucionar los tres problemas de las empresas de transporte terrestre

by | Feb 10, 2021 | Industria, Logística y Transporte | 0 comments

La industria de transporte y logística representa un “motor habilitador” de posibilidades y oportunidades para la economía, en un mundo cada vez más globalizado y conectado.

Allí intervienen desde los grandes jugadores globales de envíos y carga como UPS, Fedex, DHL y otros; un grupo importante de jugadores locales en cada país y también un número significativo de pequeñas empresas de transporte que atienden nichos que son difíciles de cubrir por los grandes jugadores, debido a las particularidades y necesidades de algunas industrias.

Muchas de estas empresas de transporte terrestre mueven mercancías utilizando camiones de terceros. Por lo tanto, al tener que recoger y entregar productos de sus clientes en otros destinos (otras ciudades), ellos necesitan:

  • Contactarse con los dueños de los camiones para saber sobre su disponibilidad (pues la mayoría de ellas no son propietarias de sus propias flotas de transporte)
  • Enviar copias de facturas o comprobantes con la firma de recibido para que les puedan realizar sus pagos.
  • Recibir pruebas de que los camiones que contratan están en buen estado (incluyendo fotos de las ruedas y de la carrocería en general en algunos casos)

Tres problemas que generan demoras y costos en la industria de transporte terrestre especializado

1. Contactar a los conductores de camión para saber la disponibilidad

Contactarse con los camioneros para saber la disponibilidad y negociar condiciones consume bastante tiempo. Dado que los camiones de transporte están siempre desplazándose por el país, encontrar a alguno disponible para un trabajo no es fácil. Típicamente requiere hacer muchas llamadas o enviar mensajes a muchos camioneros.

2. Enviar copia de la factura con la firma de recibido

Después de haber entrevistado a varias empresas de transporte en Colombia, esto parece ser un verdadero dolor de cabeza. Las empresas tienen que escanear el comprobante de entrega firmado y generalmente enviar una copia con la factura o documento de entrega.

Aunque parece una tarea fácil, muchas empresas han reportado que después de escanear el documento deben asignarle un nombre fácil de buscar al momento que quieran anexar a la factura que envían por email.

Considerando que muchas empresas de transportes pequeñas y medianas hacen en ocasiones decenas de miles de despachos por mes esto se ha vuelto una tarea de tiempo completo para al menos una persona.

3. Recibir pruebas de que el camión esta en buen estado

Aunque esto se puede hacer tomando fotos con el teléfono móvil, y enviándolas vía email, o por mensaje de texto o Whatsapp, cómo sabe el receptor que las fotos son recientes?

Además, el que recibe las fotos tiene que ver cómo las organiza para tener un registro actualizado. Esto usualmente se convierte en otro problema.

lo que pasaba antes de usar Twnel

La solución para la empresa de transporte terrestre especializado:

Twnel es una plataforma de mensajería empresarial. Permite a las empresas comunicarse de manera eficiente con sus socios en su cadena de suministro extendida. Por lo tanto, una empresa puede comunicarse a través de mensajes con sus agentes, distribuidores, proveedores de servicios, e incluso sus clientes.

En el caso de las empresas de transporte permite solucionar los tres problemas mencionados. Además permite mantener una comunicación con la red de transportadores (empresas dueñas de camiones y conductores de camiones) en tiempo real para solucionar cualquier problema que se pueda presentar.

Estructura de logistica de transporte

Con Twnel, la empresa de transporte de carga puede estar en comunicación directa con los dueños de los camiones (camioneros) y/o con los conductores de los camiones vía el messenger empresarial Twnel. Los agentes (personas que representan a la empresa de transporte) tienen acceso al “dashboard” de comunicación web de Twnel que les permite comunicarse vía mensajes móviles (que pueden incluir fotos, audio, etc) con su red extendida de aliados.

Los siguientes escenarios describen como Twnel beneficia a las empresa de transporte de carga terrestre. En particular, resolviendo los tres problemas mencionados.

Contactar a los camioneros para saber la disponibilidad

Un cliente, empresa ABC, contacta a su empresa de carga (XYZ) y le solicita un servicio de envío de una carga de 200 bultos de maíz de Ibagué a Cartagena.

Alguien, (Rosita) en XYZ debe localizar a un camión con la capacidad necesaria que pueda prestar el servicio en las fechas estipuladas.

Con Twnel, Rosita envía un “broadcast” u ofertamiento a todos los camioneros (empresas que tienen camiones) que satisfacen ciertos requisitos (rutas, tamaños de los camiones, etc.).

En Twnel esos filtros se hacen a través de etiquetas que se asignan a cada camionero al ingresarlo al sistema (o en cualquier otro momento). Por ejemplo, este ofertamiento se envía a 120 camioneros.

Una vez que alguien (Camiones del Sol) responde afirmativamente (vía el Twnel app en un teléfono inteligente), la respuesta le llega solo a los agentes de ABC (por ejemplo Rosita) que estén asignados al segmento específico (zona geográfica, tipo de carga, capacidad o cualquier criterio por el que la empresa quiso segmentar a su red de transportadores.

Rosita puede seguir la “conversación” 1 a 1 con ese camionero para ultimar detalles. Todo esto gracias al modelo conversacional de Twnel (tipo messenger) con el que todo el mundo ya está familiarizado.

Enviar pruebas de que el camión esta en buen estado

Pedro maneja el camión de Camiones del Sol que va a llevar la carga asignada por XYZ. XYZ le pide a Pedro, vía un bot en Twnel, que envíe fotos del camion (carroceria, llantas, etc), para verificar que el camión esté en buen estado físico. Las fotos tienen que ser tomadas usando Twnel, para estar seguros que son recientes.

El bot se encarga de salvar esas fotos en una base de datos que incluye otra información, como: nombre de la empresa del camionero, nombre del conductor, placa del vehículo y otros datos que sean requeridos. Adicionalmente, el bot asigna metadata como fecha y hora en que fue tomada y enviada la foto y geolocalización (latitud y longitud de donde fue tomada la foto).

Por lo tanto, el vínculo de la foto con los demás datos requeridos es automático, evitando errores de búsqueda de fotos que se copiaron de un email o mensaje en otra carpeta.

Enviar copia de la factura con la firma de recibido

Unas horas después Pedro despacha la mercancía y la entrega en el lugar asignado. Allí, Pedro entrega el recibo de entrega para que sea firmado por la persona que recibe la mercancía.

Pedro activa otro bot en el Twnel app, que le pide que tome una foto del recibo firmado y con anotaciones (si las hay). Al igual que antes, el bot vincula esa foto con la orden de pedido y agrega la metadata correspondiente (fecha y hora de la entrega, geolocalización, etc).

Con estos datos XYZ le pueda enviar factura inmediatamente a ABC (si es del caso), o para que agregue ese servicio a los ya prestados a ABC para que se pueda enviar una factura consolidada al final del mes.

Twnel se puede integrar con otros sistemas de la empresa vía APIs o servicios web de forma tal que las facturas pueden ser integradas con los sistemas contables de ABC evitando duplicaciones de trabajo y errores en la entrada de datos manuales.

Empresas de la industria que confían en nosotros

Ventajas de usar Twnel

Por otra parte, Twnel permite que Pedro se comunique con Camiones del Sol y o con XYZ en caso necesario. Por ejemplo, si hubiese un derrumbe en la carretera y la entrega va a demorarse mientras que abren el paso, Pedro puede enviar estatus de la situación para que XYZ pueda informar al receptor final y/o a ABC.

De igual forma, Camiones del Sol puede adjudicar una nueva orden apenas termine la entrega de XYZ, reduciendo los tiempos ociosos y simplificando la coordinación.

Esto es solo el principio. Twnel permite optimizar los procesos con la red extendida de abastecimiento aún más. Por ejemplo agregando en Twnel a clientes habituales para inicien sus órdenes de trabajo usando Twnel, y/o al personal de ventas, y/o a través de otros bots que simplifiquen las órdenes de compra por nombrar solo algunos.

Estructura logística de empresas de transporte de carga.

En la figura anterior se representa lo que se puede lograr con Twnel.

Los clientes habituales de XYZ, como ABC pueden comunicarse a través de Twnel directamente con XYZ para colocar órdenes de pedido de servicio de transporte de carga. Esto puede hacerse mediante mensajes entre personal de ambas empresas, o a través de bots. Un bot puede preguntar sobre origen y destino de la carga a transportar; fecha de recogida de la carga, tipo de carga; peso y dimensiones; etc. El bot envía esa información a otro sistema que estima el valor del servicio y le informa inmediatamente el valor del servicio a la persona de ABC. El bot le pregunta si está de acuerdo, y si es así coloca la orden.

El bot notifica a un agente de XYZ para que inicie un “Broadcast” u ofertamiento como se menciona anteriormente.

El conductor del camión puede a través de otro bot enviar una notificación al que va a recibir el pedido, cierto tiempo antes de llegar al destino, para mantenerlos informados. De igual forma puede activar notificaciones en caso de demoras por tráfico, u otras razones.

Gracias a Twnel, el proceso completo de comunicaciones en la red extendida de abastecimiento puede ser optimizada. Esto conlleva a clientes más satisfechos, a ahorros importantes de tiempo y a una mejor coordinación entre todos los aliados del negocio.

Conclusión

Si su empresa de transporte terrestre o logística se enfrenta a diario con problemas relacionados con la disponibilidad de conductores, facturación de los servicios o incluso el ofertamiento de los servicios de transporte, es hora que descubra cómo Twnel puede solucionar los problemas de la industria de transporte, al mejorar sus comunicaciones y procesos usando automatizaciones  en un formato conversacional, que logran acelerar los procesos logísticos y facilitar la comunicación con sus aliados.

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