Cómo identificar oportunidades de automatizar procesos usando el chat manager de Twnel

by | Mar 30, 2021 | Industria | 0 comments

Existen dos tipos de automatización de procesos. Aquellos que optimizan y aceleran la elaboración de un producto usando maquinaria y aquellos que optimizan procesos externos al punto de fabrica como procesos de reporte de ventas, comunicación, toma de pedidos, logística entre otros. 

Twnel  permite automatizar procesos que involucran a la cadena de suministro y distribución.  Esto hace posible que tanto proveedores como distribuidores autogestionen labores como: cotizaciones, elaboración de facturas, reportes de llegada y salida de bodega e incluso toma de los pedidos o gestión de devolución de productos por parte de los clientes. 

Ahora bien,

¿Cómo saber qué procesos se pueden automatizar en mi empresa de la mano de Twnel? 

Es fácil, las empresas que más provecho sacan de Twnel y automatizan procesos son aquellas que tienen una cadena de suministro y distribución compleja. 

Cuando hablamos de cadenas complejas, nos referimos a operaciones de más de 50 camiones distribuidores, cientos de proveedores y cientos de miles de aliados entre los que se encuentran comercializadores, mercaderistas, vendedores de calle e impulsadoras. 

Para identificar si tu empresa puede beneficiarse de nuestra solución, creamos el siguiente cuestionario: 

  1. ¿Tus aliados requieren de asistencia permanente por parte de la empresa?
  2. ¿Necesitas tener más control e información sobre lo que ocurre en la operación, incluso en la última milla? 
  3. ¿Estás usando sistemas de mensajería instantánea como WhatsApp, pero las personas que atienden ya no dan abasto?

Si la respuesta a todo lo anterior es SI, probablemente es hora de automatizar procesos con el control que quieres y la escalabilidad que necesita tu empresa

Ahora que sabes que puedes usar Twnel, te mostraré cómo ayudamos a empresas como la tuya a automatizar procesos en su cadena de abastecimiento, distribución y comercialización. 

Las empresas que usan Twnel tienen acceso a un panel de control o chat manager en donde los agentes y administradores tienen más control y visibilidad de las conversaciones que tienen los aliados. 

Además de organizar todas las conversaciones, permitiéndole a los agentes visualizar claramente a qué unidad del negocio pertenecen, les permite acceder al historial de conversaciones para tener un contexto claro de la situación en la que se encuentra cada aliado. 

Esto es lo que ven los agentes de empresas como Frubana, Ab Inbev, Servimercadeo, Sura y Armar Alimentos al acceder al chat manager de Twnel. 

chat manager de twnel

En este caso, uno de los tenderos que solicitó un pedido pregunta por el estado de su pedido. Como él, pueden haber cientos de miles de conversaciones a la vez.  Es por esto que la empresa decide evaluar la posibilidad de automatizar esta respuesta para liberar la atención de David el agente, y que pueda trabajar en ayudar a alguien más en una operación más compleja. 

Veamos cómo los tópicos de clasificación de conversaciones permiten que empresas como la tuya identifique oportunidades de automatizar este y otros procesos de consulta.

En este caso, una vez finalizada la conversación con Santiago el tendero, David el agente presiona la tecla / para abrir una lista de acciones entre las que se encuentra “Classify”. 

archivo de conversaciones en twnel

Una vez seleccionada la acción,  el chat manager le muestra una serie de botones a escoger dependiendo del tema tratado en la conversación.  En esta ocasión, David clasifica la conversación como un pedido nuevo.

chat manager de Twnel

Una vez clasificada la conversación, esta se archiva y queda como resuelta dentro del sistema. En caso de que los supervisores de David o los administradores requieran hacer una auditoría a su labor, pueden acceder a la información de la conversación e historial de la misma.

manejo de conversaciones en Twnel

Incluso, los administradores pueden seleccionar el icono en la parte superior derecha para configurar la activación de los mensajes de información sobre la conversación. 

Twnel chat manager

Una vez activada la opción, los mensajes mostrarán información sobre el agente que tomó y clasificó la conversación así como el tema con el cual fue clasificada la conversación y la hora en la que se realizó. 

Archivo de conversaciones en Twnel

¿Por qué es importante clasificar las conversaciones? 

Como lo mencionamos anteriormente, muchas veces las empresas no sólo hablan con una o dos personas al día. En operaciones complejas pueden existir cientos de miles de aliados como Santiago, solicitando información o reportando una novedad. 

En lugar de aumentar el número de agentes para que contesten a las solicitudes de todos ellos, el clasificar los temas de conversación permite identificar qué tema es el más usado por los aliados y evaluar si es posible automatizarlo. 

En el caso de Santiago, quien solicita información sobre su pedido, sería conveniente automatizar el proceso de consulta de estado del pedido para que el agente no tenga que ir a los sistemas de información de la empresa o contactar al distribuidor para darle respuesta. 

Al automatizar el proceso de consulta del estado del pedido con Twnel, ya no es David quien tomaría la conversación sino un “Superbot” (automatización) que extrae la información solicitada y se la presenta a David de la misma manera en la que David lo hizo. 

¿La diferencia? 

Mientras el proceso con David tomó 10 minutos, una vez automatizada, la consulta toma 1 minuto y mientras tanto, los agentes pueden prestar atención a otras conversaciones de mayor prioridad y valor para la empresa. 

¿Ya tienes ideas de qué procesos puedes automatizar? 

Aquí van algunas ideas de nuestros clientes por industria 

Alimentos, bebidas y consumo masivo

  • Check in de llegada a establecimiento de comercio para impulsadoras, mercaderistas  y vendedores
  • Reporte de estado de anaqueles y niveles de inventario en mostrador
  • Información valiosa sobre la competencia
  • Actualización de números celulares de clientes, entre otros

Logística y transporte terrestre 

  • Acuse de recibido y entrega de productos para personal de transporte y distribución
  • Enturnamiento, inicio y terminación de cargue de productos tan en centros de distribución como en bodegas de clientes del producto reporte de novedades y devoluciones en la entrega de productos 

Seguros de automóvil, salud y arrendamiento

  • Consulta de estado de solicitudes de aprobación de pólizas para los intermediarios
  • Solicitud de actualización de datos de asegurados
  • En la red de asistencia vehicular y de hogares, coordinación de llegada y prestación de servicios para proveedores directos y externos (grúas, carro talleres, conductores elegidos, abogados de conflictos, albañiles, cerrajeros, entre otros)

Tercerización de fuerzas comerciales 

  • Captura de datos personales de prospectos para compra de planes de internet, televisión y telefonía móvil
  • Registro de ventas y consolidación de la información recolectada en su CRM
  • Consulta en línea en centrales de riesgo para vendedores de campo

Seguridad privada y vigilancia

  • Digitalización de libro de minutas 
  • Reporte de finalización de rondas a través de códigos QR y geolocalización

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Como automatizar procesos con Twnel
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