Cómo crear un chatbot para generar cuentas de cobro por prestación de servicios

Recientemente escribí Cómo ahorrar US$20.000 o más automatizando un proceso que es un dolor de cabeza, en el cual analizo el problema que motiva a crear ese chatbot, y el ahorro, que le puede generar a la empresa que lo implementa. Además, hablo sobre  el incremento en la productividad de los agentes y de los transportistas.

En este artículo muestro cómo crear ese Superbot capaz de ahorrarte miles de dólares, esta vez, usando el Bot Builder de Twnel.

El Superbot per se es muy sencillo.

El flujo es:

Flujo del superbot

1. Al activar el flujo, este envía un mensaje al usuario saludando y explicando de qué se trata.
2. Luego el flujo le pide a un sistema de información, a través de un API, los valores a pagar al proveedor del servicio.
   
   Para generar esta información en tiempo real, la empresa puede utilizar otras automatizaciones convencionales (Superbots) para capturar la ubicación (geolocalización – para validar que el transportista o prestador del servicio está donde debe estar) y el momento de llegada a entregar (o a prestar el servicio);  el momento en que terminó la tarea, incluyendo anotaciones y novedades, fotos de facturas firmadas, etc.
3. El flujo le presenta estos valores al proveedor del servicio, y le pregunta si está de acuerdo.
4. Si está de acuerdo le pide que firme, usando un input type de firma. 
5. El flujo hace un llamado a otro servicio a través de un API.
   
   Este servicio, en nuestro ejemplo, creado con Google Apps Script, usa una plantilla en Google Docs, crea una copia y reemplaza los datos del proveedor del servicio (nombre, identificación, valor a pagar por servicios, bonificaciones, etc) y agrega la firma capturada en el paso (4). Luego genera un PDF de esa copia con toda la información relevante, que almacena en un folder particular en Google Drive.
   .
   Finalmente el servicio borra la copia del Google Doc.

1. El llamado al API retorna el URL del PDF para que el proveedor del servicio lo pueda ver.
2. En caso que el transportista no esté de acuerdo con el valor calculado por la empresa, el Superbot transfiere la comunicación a un agente.

Antes de crear el Superbot en el Visual Bot Builder, necesitamos crear los servicios y los webhooks descritos en los pasos (2) y (5). 

Hay varias formas de lograr eso:

1. NO-CODE. Este enfoque consiste en crear los webhooks (los endpoints de los APIs) usando plataformas de integración no-code. Existen varias plataformas aptas para lograr lo que necesitamos aquí.
   
   Estas plataformas permiten conectar tus aplicaciones y automatizar tus flujos de trabajo. Las más conocidas son:
1. Zapier, que es tal vez la más conocida
2. Integromat, que a mi modo de ver es más poderosa y menos costosa
3. Usando Google Apps Script. (GAS) 

Google Apps Script es una plataforma de desarrollo de aplicaciones rápida que agiliza y facilita la creación de aplicaciones comerciales que se integran con Google Workspace.

Escribe código en JavaScript moderno y tiene acceso a bibliotecas integradas para las aplicaciones favoritas de Google Workspace como Google Sheets, Google Docs, Gmail, Calendar, Drive y más. 

No hay nada que instalar.

Apps Script incluye un editor de código directamente en tu navegador y sus scripts se ejecutan en los servidores de Google.

Primero, necesitamos crear una estructura de archivos en Google Drive:

1. Crear un carpeta que se llame CreatePDFs (o el nombre que prefieran)
2. Crear 2 carpetas dentro de esa:

PDFs (o como lo lo quieran llamar) para almacenar todos los archivos PDF que generen

TEMP FILES (o como lo quieran llamar) para almacenar los archivos temporales, mientras se crean los PDFs. Una vez estos son creados, el script borra esos archivos temporales.

1. Colocar la plantilla de la factura creada con Google Docs en la carpeta CreatePDFs. (esto no es obligatorio, pero es útil por organización)
2. Opcionalmente colocar el Google Sheet de donde se sacan los datos también en esa carpeta (CreatePDFs). En ese Google Sheets se almacena la información a pagar a cada persona en esa semana.  Esto puede ser generado automáticamente con base en la información de entregas o servicios prestados que se captura usando otros Superbots.

La estructura de los folderes quedaria asi:

Y el archivo de valores a pagar en Google Sheets es algo como esto:

Instrucciones paso a paso

Crear el webhook que se necesita para obtener los valores a pagar

Comencemos con el script que trae los valores a pagar (paso 2 en el flujo). 

En este video te lo explico

Crear el webhook que se necesita para enviar el URL de la firma y generar el PDF de la factura

Veamos ahora, en este video, el código (JavaScript) que necesitamos en GAS

Crear el flujo del chatbot usando los “endpoints” generados durante la creación de los scripts

Así se ve el flujo en el Visual Bot Builder 

Como mostrarte la parte en la que conectamos todo en el Visual Builder en video, miralo aquí 

¿Cómo te pareció?

Déjanos tus preguntas y sugerencias de más paso a pasos en los comentarios!