Cómo ahorrar US$20.000 o más automatizando un proceso que es un dolor de cabeza

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Antes de describir el escenario, el Retorno de la Inversión (ROI) es enorme.

Para solo 100 prestadores de servicios, el ahorro esperado es de alrededor de los US$20.000 /año 

Ahora que tengo tu atención, sigue leyendo y lo entenderás.

En muchas industrias algunos servicios se tercerizan con otras empresas o incluso con individuos que prestan servicios en nombre de una empresa.

Por ejemplo, Frubana, una empresa que vende frutas y verduras directamente de la granja a restaurantes, tiene un ejército de más de 3.000 conductores que diariamente hacen las entregas de pedidos. Esto es común en la mayoría de empresas D2C (Direct to Consumer) en las que se ha llevado a cabo una Uberización de servicios. Gracias a la pandemia, esto se ha vuelto cada vez más común.

La mayoría de estos conductores trabajan para empresas de transporte independientes o ellos mismos son los dueños de los camiones que conducen. Por lo tanto el pago de los servicios de entregas de productos está basado en el número de entregas en un periodo de tiempo y en unas bonificaciones por metas cumplidas.

Algo similar sucede en otras industrias. Por ejemplo, en la instalación y mantenimiento de equipos de gas, de sistemas de televisión por cable, o de reparación de electrodomésticos, por mencionar solo algunos casos.

Problema

Tradicionalmente los transportadores deben generar una cuenta de cobro o factura semanal y enviarla o llevarla a una dirección específica. 

Para ellos esto resulta un dolor de cabeza. 

Posiblemente no tienen computador, impresora, o cuenta de email, y les toca escribir la cuenta de cobro a mano; y si quieren una copia para su propio archivo, tomar una foto con su celular ó ir a sacar una fotocopia. En otro momento, ir personalmente a llevar esa factura a la empresa.

Además, si quieren estar seguros que los valores concuerdan con los registros de la empresa, deberán contactar a alguien del departamento de pagos o contabilidad para verificar sus datos de entrega y que les informen a qué bonificaciones por metas tienen derecho.

Si no hacen estas consultas corren el riesgo de que les rechacen la cuenta de cobro y tengan que volver a empezar, llevando consigo retrasos en los pagos e inconformidades.

Gracias a que todas las entregas (o la prestación de servicios) son rastreadas, la empresa sabe exactamente cuántas entradas se hicieron, si se hicieron a tiempo, entre otros, la empresa puede calcular el valor a pagar (servicios más bonificaciones) a los transportadores.

Muchas empresas que usan Twnel y sus capacidades de automatización a través de SuperBots registran la llegada (check-in) al hacer entregas donde el cliente, y la finalización de la entrega (check-out).

En ambos casos usando Superbots que registran la fecha y hora  de cada transacción en un sistema de información de la empresa.

En algunos casos esto se registra en hojas de cálculo en Google Sheets o en aplicativos como Airtable. Además, durante el check-out, los Superbots pueden pedir la toma de la foto de la factura firmada y pueden pedir anotaciones por devoluciones u otros eventos. 

Más aún, algunos clientes de Twnel producen facturas que incluyen un código QR.

Por lo tanto, si una parte del pedido es rechazado por cualquier razón, el conductor puede, a través de un  Superbot, leer el código QR, traer la información del pedido y registrar los cambios en tiempo real.

Tradicionalmente, el proceso en el que los conductores pasaban la cuenta de cobro tomaba aproximadamente 48 horas. Primero debían consultar con el agente encargado, para que éste consultara los sistemas de información y luego le informará al conductor el pago al que tenían derecho por concepto del servicio prestado más las bonificaciones correspondientes.

Y al final, el transportador todavía tenía que escribir la factura en hoja de papel y llevarla a una oficina determinada.

Todo el proceso tomaba, en promedio, excluyendo la entrega física de la factura, cerca de 48 horas. Auch!

Solución

En general, dado que nuestros clientes tienen acceso a  Superbots que registran todas las entregas, las empresas pueden calcular fácilmente lo entregado por cada conductor y calcular las bonificaciones.

A través de otro Superbot de Twnel, el transportista puede ejecutar un flujo conversacional para generar un cuenta de cobro (ver video).

  1. Al activarse el flujo, el bot retorna el valor que la empresa le debe al transportista por servicios y bonificaciones
  2. Si el transportista está de acuerdo, el flujo le pide que firme 
  3. El flujo crea un PDF con la cuenta de cobro, incluyendo la firma.
  4. El PDF es enviado al transportista a través del flujo (para sus archivos)
  5. Una copia del PDF se almacena en un directorio de Google Drive de le empresa
  6. La cuenta de cobro se registra en un sistema de información de la empresa para su pronto pago

Todo esto toma menos de un minuto

Retorno de la Inversión

Veamos ahora el impacto económico de esta automatización conversacional.

Supongamos que sin el Superbot un agente y otro personal administrativo tienen que invertir en total  1.5 horas por transportista por semana para aclarar el valor que el transportista debe facturar.

Aunque el problema requiere hasta 48 horas para ser solucionado, obviamente los agentes  y otro personal administrativo no van a dedicar todo ese tiempo solo en eso.

También supongamos que el valor promedio del salario mensual entre agentes y otro personal administrativo involucrado es de COL$1.000.000. Y si le agregamos las prestaciones, es de alrededor COL$1.500.000.

Posiblemente este personal gana un sueldo superior a esto, pues este valor es prácticamente el salario mínimo legal en Colombia

Así que, a una tasa de cambio de $3.740 / dólar, equivale a US$2.51 / hora.

Lo que equivale a un ahorro anual de casi US$20.000 por año.

Además, los transportistas ahorran cerca de 2 horas por semana cada uno, lo que les permite contar con más tiempo para sus familias y para realizar otras actividades

Cambia los valores en la calculadora interactiva para que veas el ahorro potencial en distintos escenarios. 

Cuéntanos, en la sección de comentarios, cuál es el ahorro esperado en el caso de tu empresa.

¿Quieres que construyamos otros Superbots y sus respectivas calculadoras interactivas para estimar el ahorro o beneficio en un caso particular que te afecte?

Comenta al respecto o agenda un cita con nosotros para que hablemos.

Por último, si te parece útil este artículo, por favor compartelo.

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Autor: Gilbert Mizrahi

Head of Growth – Twnel

Siempre en búsqueda de problemas para resolver

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