Juan es Jefe de Operaciones en una compañía de transporte con más de 35 años en el mercado. 

Recientemente fue nombrado jefe y asumió el reto de aumentar los viajes asignados a su flota mientras a su vez, disminuye los costos en los que incurren mes a mes. 

Como la transportadora es una empresa de tanta trayectoria, en sus hombros recae la responsabilidad de transformar la compañía acudiendo a soluciones presentes en el mercado y que tal vez sus antecesores no habían considerado. 

¿Te suena conocido?

Si eres como Juan y estás dispuesto a asumir los retos tecnológicos de una empresa de transporte de gran trayectoria pero aún bastante tradicional en su forma de operar, este artículo es para ti.

Cómo hacer frente a la resistencia al cambio de conductores y operadores de tráfico 

Una de las objeciones más comunes al tratar de implementar una solución tecnológica es el famoso “eso siempre se ha hecho así” o el “para qué cambiar si a mi me funciona perfecto” detrás de estas excusas existe el miedo a que con el cambio, las personas sientan que están desactualizadas o que no van a poder manejar las herramientas o soluciones que las empresas les impongan. 

Para hacer frente a esta resistencia natural, es importante hacer a los colaboradores partícipes del cambio. Educarlos en la nueva solución y mostrarles sobre todo, que la solución tecnológica trae un impacto positivo en su productividad y día a día. 

Por ejemplo, los conductores al automatizar procesos como el de legalización de gastos o envió de documentos de hoja de vida ahorran tiempo que puede ser invertido en llegar más temprano a casa o conseguir nuevos viajes más fácilmente. 

En el caso de los controladores de tráfico que se dedican a llamar a los conductores y monitorear la ubicación de los vehículos, es importante mostrarles que la tecnología les ahorra tareas desgastantes y repetitivas como las llamadas constantes o chequeos a los satelitales. 

Con todo el tiempo ahorrado, pueden aportar más valor a la compañía al brindar apoyo a sus compañeros conductores que los necesitan con urgencia. 

¿Cómo hacer frente al argumento de que la tecnología es un gasto más para la empresa de transporte?

Cuando te concentras en lo que cuesta una solución no es posible ver los beneficios y el ahorro que se genera en diferentes áreas del negocio. 

Te invito a que hagas la cuenta de cuánto te cuesta la ineficiencia de los procesos. 

¿Cuántos clientes quedaron insatisfechos con los servicios de la empresa por no tener la trazabilidad que prometiste? 

¿Cuánto te cuesta no poder fidelizar a los conductores porque sienten que los procesos con la compañía son muy demorados? 

Con la solución adecuada podrías ahorrar millones al mes! 

Cómo digitalizar procesos que consumen tiempo y dinero

Uno de los retos tecnológicos más importantes de las empresas y de seguro uno de los retos de TU empresa, es la cantidad de documentos físicos que se manejan: Formatos de hoja de vida, pruebas de entrega, documentos de viaje, documentos para la legalización de gastos, comprobantes, entre otros.

Para hacer frente a este reto solo hace falta meter la mano en tu bolsillo, la respuesta a los problemas está en tu celular, y en el de tus conductores por supuesto. 

Para disminuir el papeleo se pueden escanear los documentos requeridos usando la cámara del celular y que la información contenida allí alimente una base de datos en la nube, por ejemplo Google Sheets. 

No me dejarás mentir, el proceso de llenado y envió de hoja de vida les toma a los conductores horas y deben realizarlo una y otra vez. 

¿Por qué no hacer que se capture una imagen de el formato y éste obtenga los datos de manera automática? 

Aún mejor, ¿por qué no automatizar el proceso de actualización de datos del conductor para que la empresa tenga a la mano los datos necesarios de contacto?

Cómo empoderar a los conductores para que hagan parte de la transformación digital de la empresa. 

Como ya lo viste, los conductores forman parte esencial de todo proceso de transformación. 

Tanto Juan como tú, no pueden olvidar que los conductores son tus aliados en el proceso de transformación y empoderarlos para que sean parte de la transformación es clave. 

El primer paso para empoderarlos es, entender que la herramienta con la que más se sienten cómodos para trabajar es su celular. 

Cualquier otro aparato resultaría “un objeto más para cuidar”. 

Se lo que estás pensando, “otra App..”

Tranquilo, no es necesario desarrollar un App desde cero.

Sí eres como Juan, sabes que un Gerente anterior quiso construir un App para conductores pero al final los conductores no la usaban y las constantes actualizaciones consumieron todo los recursos asignados. 

Además, el integrar la App a los TMS y demás de la compañía se volvió un dolor de cabeza para el pequeño grupo de IT. 

No construyas un App desde cero, implementa una solución todo en uno que te permita por fin darle la herramienta que necesitan los conductores. 

Dales una solución que cumpla con lo siguiente: 

1. Que use el celular de los conductores, nada más! 
2. Que use un formato conocido por todos, porque seamos sinceros, nadie quiere un curso express, un manual de entrenamiento o cursos especializados para usar una herramienta solo para el trabajo. 
3. Que le permita a la empresa tener mayor visibilidad de lo que ocurre en carretera (permitiéndole a los conductores hacer reportes, cargar fotos, enviar constancias de entrega y mucho más)
4. Que te permita a ti y a Juan tener más información sobre posibles procesos a automatizar. 
5. Que te permita automatizar ese proceso que creías imposible de automatizar en minutos. 

Si leíste bien en minutos pues hasta tu podrías automatizar el proceso usando el Bot Builder de Twnel.

Permíteme mostrarte como Juan, logró disminuir sus costos de operación, de control de tráfico y empoderó a sus conductores de flota propia y tercerizada usando las automatizaciones conversacionales de Twnel. 

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