¿Cómo digitalizar el proceso de recogida de leche en finca con automatizaciones?

Existen una diversidad de inconvenientes al momento de recoger leche fresca en las fincas productoras. Dichos inconvenientes se derivan principalmente de la falta de digitalización de algunos procesos que se llevan a cabo por parte de los transportadores de la leche y los encargados de la finca productora. 

Si bien las empresas procesadoras de leche se encargan de brindar entrenamiento y capacitaciones en temas relacionados con buenas prácticas de ordeño a los productores, algunas de las validaciones que se hacen al momento de la recogida continúan siendo llevadas en papel. 

Este artículo explica cómo migrar de un modelo de control de papel a uno asistido por automatizaciones conversacionales que permiten cargar la información de cada recogida desde el teléfono celular de los transportadores. 

A continuación se explica cómo se realizan diferentes procedimientos al momento de recoger la leche fresca en finca y la forma en la que dichos procesos se llevarán a cabo por medio de las automatizaciones. 

 

Validaciones de registro de proveedor y llenado de ficha para registro del proveedor 

Antes de que un productor pueda vender la leche a las empresas procesadoras normalmente debe entregar al asesor de finca de la zona documentos como copia de la cédula, certificados bancarios, formato de registro a proveedores y registros sanitarios de la finca entre otros. 

El proceso de validación de los documentos y el posterior registro del proveedor puede tomar varias semanas. Adicionalmente, como dichos documentos se entregan en físico al asesor de zona, se corre el riesgo de que dichos documentos se pierdan o dañen con el tiempo. Como si fuera poco, muchos de los formatos que entregan algunas de las procesadoras de leche son llenadas a mano por los productores y muchas veces, es difícil entender la letra de quienes llenan el formato dificultando aún más el proceso. 

Manual de aceptación de proveedor  + anexo de declaraciones del proveedor y acuerdo de aceptación de toma de muestras 

Una vez son evaluados las condiciones de la finca y del productor la empresa procesadora emite un manual de aceptación de proveedor al cual se le anexan las declaraciones del proveedor que incluyen declaraciones sobre el estado de la finca, procedimientos de ordeño y promesas sobre la calidad, cantidad y otras condiciones de la leche que se recogerá. 

Al igual que en el caso anterior, los encargados de zona y en algunas veces los transportadores entregan dichos documentos de forma física a los productores para ser firmados. Posteriormente deben enviarse copias a las partes para guardar registro de los mismos. 

 

Proceso de recolección de leche en finca o tanques comunales

Al llegar el camión cisterna a la finca o el tanque comunal para la recolección de leche el transportador encargado debe verificar volumen, temperatura, realizar la prueba de alcohol y tomar contra-muestras. Dichos datos se recopilan en formatos de papel similares a una hoja de excel impresa. Dichas anotaciones son susceptibles de tachones, borrones y anotaciones adicionales que complican el análisis de la información que se recolectó y el uso de ésta en tareas de seguimiento y control de calidad. 

Una vez recolectada la leche el transportador debe realizar el registro del procedimiento el cual debe contar con la firma del transportador y la persona encargada de entregar la leche.

Cada entrega de leche debe estar soportada mediante un documento que contenga información sobre el volumen recolectado y calidad de la leche durante la recolección. 

Toma de muestras quincenales para el pago por calidad

Para documentar dicha toma de muestras se debe iniciar por registrar el número de identificación del proveedor, el código de la estación, la placa del carro-tanque, la firma del conductor y la firma del encargado de los tanques, además de la fecha y hora en la que se realizó el proceso. 

Nuevamente, el realizar esta tarea usando formatos físicos agrega pasos administrativos engorrosos una vez realizado el recorrido diario. Probablemente un encargado de digitar la información en el sistema de la compañía debe ingresar los datos a mano, no solo consumiendo mucho tiempo sino que haciendo que el proceso no sea costo eficiente para la compañía.

 

¿Cómo automatizar procesos en el punto de recogida de leche fresca en finca?  

  • Validación de registro de proveedores automática 

Durante esta etapa del proceso de reconocimiento de los productores que quieren ser proveedores de las grandes empresas procesadoras de leche se deben recolectar varios documentos e información personal de los encargados y dueños de la finca. Como vimos anteriormente, el recolectar estos datos en formatos en papel no solo llega a ser inconveniente sino además arriesgado pues los encargados de zona terminan manejando información sensible de varias fincas a la vez. 

Una solución a este problema es la automatización conversacional. Twnel es pionero en el uso de este formato de comunicación y recolección de información que combina la mensajería instantánea con el uso de bots. 

Por medio de Twnel Messenger encargados de finca y transportadores pueden cargar todos los documentos necesarios en formato PDF y además completar el formato de registro a proveedor al ser asistidos por un bot que pregunta a pregunta los guía de forma sencilla y registra cada campo en la nube de forma tal que al final se genere un PDF con la información suministrada o se almacenen los datos de forma ordenada en herramientas como Google sheets y Airtable o cualquier sistema de registro de registros que la empresa lechera decida utilizar, incluyendo sistemas legado y en la nube de SAP, ORACLE y otros proveedores de software. 

  • Registro de aceptación de toma de muestras 

El registro de aceptación de toma de muestras simplemente puede convertirse en un texto mostrado al encargado de la finca desde el celular del transportador o encargado de la zona. Una vez leído, un bot le preguntará si esta de acuerdo para lo cual deberá firmar con su dedo sobre el teléfono y al final de la interacción se generará un PDF con la firma del mismo para ser almacenado de forma digital por las partes y en la base de datos de la compañía que lo requiera. 

  • Registro de resultado de toma de muestras de leche 

Dado que la toma de muestras determina si una empresa compra o no la leche, es importante tener claridad sobre las razones por las cuales los transportadores decidieron no recolectar la leche y para ello, necesitan tener documentado entre otras cosas los resultados de la toma de muestras. 

Para recopilar dichos datos, un bot puede asistir a los transportadores en cada paso de la toma de manera que se crea un documento en la nube que puede ser consultado posteriormente por los encargados de la empresa procesadora y monitorear así los resultados de todas las fincas de manera organizada. Además, les permite identificar aquellas fincas que reiteradamente no cumplen con los requerimientos de calidad impuestos por la empresa y así enviar personal de capacitación o sancionar a las fincas. 

Conclusiones

La industria lechera en latinoamérica cumple un rol importantísimo en la economía de la región. Diversos avances tecnológicos han permitido que se aumenten los niveles de producción de leche y se mejoren las prácticas de crianza y ordeño. 

Sin lugar a dudas uno de los procesos que aún debe mejorar es la recolección de información en el punto de recogida de leche ya que la automatización de varios procesos llevados a cabo allí, sumados a el crecimiento en el uso de tecnologías móviles, permiten una mejor interconexión entre el campo y las grandes empresas procesadoras de leche y derivados.

Empieza a automatizar procesos con las fincas